Opinión

10 Tips para una implementación exitosa de un ERP

2015.05.12 | Por Francisco Muñoz, Director para NOLA de Infor

Francisco Muñoz
Francisco Muñoz

La innovación tecnológica ha impuesto varios cambios en la sociedad, pero nadie pudo haber previsto la total transformación que ha afectado a las prácticas empresariales en los últimos años debido a la tecnología. La tecnología casi siempre lleva a un aumento de productividad y eficiencia en cuanto a procesos controlados por computadoras, máquinas y  equipos. Sin embargo,  los cambios a los procesos del negocio requieren que los empleados  demuestren enormes niveles de flexibilidad y agilidad. Las organizaciones que abracan el cambio encuentran que los empleados están deseosos de aprender, adaptarse y superarse  trabajando y descubriendo nuevos y diferentes usos de la tecnología.

Las implementaciones en la nube, impresión en 3D y colaboración en tiempo real son solo algunas de las formas que las empresas utilizan para estar a la vanguardia. Sin embargo, esta “compañía new age” también trae consigo mayor complejidad. Felizmente las soluciones de ERP de última generación están diseñadas para aprovechar la  nueva tecnología con funcionalidades específicas para el mercado, y están demostrando ser útiles en lograr que lo complejo sea sencillo.

Para aprovechar las nuevas estrategias, como la colaboración por medio de las redes sociales,   business intelligence y  analytics profunda, las empresas ahora necesitan un nivel de flexibilidad y agilidad que las soluciones de ERP antiguas o propias no pueden ofrecer. Los sistemas de ERP anteriores eran monolíticos por naturaleza, y no podían incorporar el cambio. Si un sistema no estaba desarrollado específicamente para un mercado,  precisaba ser modificado enormemente para poder cumplir con los requisitos del cliente, haciendo que luego sea extremadamente difícil hacer los upgrades. Es por eso que procurar una solución moderna es muy importante para la vitalidad dela organización y selección uno que pueda mantenerse al tanto con los cambios futuros en el mercado ofrecerá un mayor retorno de la inversión.

Para muchos, la idea de seleccionar e  implementar un Sistema ERP es apabullante y los riesgos muchas veces parecen superar los beneficios. ¿Tenemos el socio adecuado? ¿Contamos con el equipo correcto? ¿La infraestructura es la indicada? ¿Está la organización involucrada y comprometida? ¿Contamos con los criterios adecuados de selección? Al comenzar con el proceso de implementación, es importante mantenerse focalizado en los objetivos del negocio y considerar algunos principios.

A continuación 10 tips para garantizar que su empresa tenga una implementación exitosa de su ERP:

El alcance es clave. Comenzar definiendo cuidadosamente el alcance del proyecto. Focalizarse en los procesos del negocio y en los requisitos del sistema. Cuanto más específico sea de entrada, mayor detalles podrán incluir los proveedores  en las propuestas.

Alinear a los equipos desde el comienzo.  Asegure de hacer un cuadro clara y conciso del proyecto para documentar el proyecto con participación del equipo interno, incluyendo funcionarios nivel C. Alinear desde el comienzo con los tomadores de decisiones corporativas para involucrar a los equipos del comité de evaluación.

Busque la especialización. Seleccione una solución  ERP  que cumpla con las necesidades específicas de su mercado vertical. Seleccionar una aplicación que ya incluya las funcionalidades de los procesos específicos del mercado, con los términos y cumplimientos reglamentarios ahorrará en futuras modificaciones costosas.

Piense a largo plazo. Seleccione un ERP  flexible de manera de poder incluir futuras necesidades y requisitos cambiantes del negocio. 

No a las customizaciones. Evite las customizaciones a todo costo. Ellas causan que los upgrades del  ERP sean difíciles de realizar, ya que se deben actualizar las modificaciones realizadas.

Sea eficiente. Se deben adoptar las mejores prácticas y flujos de trabajo del ERP, en vez de intentar cambiar el ERP para incluir los flujos de trabajo de la organización. Su empresa logrará el máximo de eficiencia adoptando la estrategia integral del ERP para el flujo operacional. Si intenta amoldar el nuevo ERP a los viejos procesos, se perderán las eficiencias embebidas en la solución.

La experiencia del usuario es primordial. Al seleccionar un ERP, asegúrese de considerar su facilidad de uso y la experiencia general del usuario. Una solución altamente intuitiva acelera el proceso de implementación, disminuyendo la cantidad de capacitación necesaria.

La Capacitación es Importante. Cuando realice la selección del ERP y planifique la etapa de implementación programe la capacitación adecuada para el personal. Asegúrese que los usuarios conozcan las nuevas funcionalidades y beneficios. Esto lo incentiva a para comprometerse con el proyecto y la transición, abrazando el cambio en lugar de resistirse.

Sea realista con las expectativas. No intente apurarse ni saltear ninguno de los pasos necesarios de la etapa de implementación de manera de acelerar los resultados.  

Comunicar, colaborar y documentar. Asegúrese de hacer el seguimiento de las decisiones relevantes al alcance del proyecto, las expectativos y los entregables. Colabore con el proveedor de ERP para definir las estrategias exitosas de implementación, aproveche la experiencia de las implementaciones exitosas anteriores. Aunque nunca dos proyectos de ERP son exactamente iguales, normalmente se puede aprovechar tácticas que han funcionado anteriormente.