Gestión laboral: una inversión, jamás un gasto
La mayoría de las empresas siguen asumiendo el control de asistencia y la planificación de los horarios de trabajo como una obligación por cuestiones legales y no como eslabones claves para la gestión de la fuerza laboral. Por tanto, al momento de optar por alguna solución para este tipo de problemáticas se toman decisiones desde el paradigma de cuánto va a costar en vez de enfocarse en el valor que este tipo de soluciones crean en las empresas.
Cuando se habla de la gestión de la fuerza laboral los analistas se refieren, principalmente, a la correcta valoración del principal recurso de cualquier organización: el tiempo de las personas que la componen y lo que estas pueden hacer con él.
En ese sentido, el primer paso que se debe considerar es el control de asistencia y horas laborales de los trabajadores cuando se incluyen modernas aplicaciones. Hoy son pocas las empresas que utilizan el libro de asistencia, porque entendieron que no es viable llevar un control así. A cambio, optaron por sistemas biométricos para registrar el ingreso y la salida de sus empleados. Sin embargo, muchas compañían siguen siendo miopes a un montón de posibles fugas de dinero, porque existen errores de cálculo y registro provocados por sistemas de procesos manuales o de baja integración. Un caso: cuando como resultado de reglas de pago poco flexibles o mal estipuladas se inflan las horas laborales registradas. Otro: en el ausentismo no planificado y horas extras, de no existir un manejo correcto, se genera una administración deficiente de las horas laborales disponibles de forma efectiva.
Cuando una empresa alcanza un correcto control del tiempo laboral de sus trabajadores tiene que ir un paso adelante, dedicándose justamente a optimizar la planificación de los colaboradores y sus horarios. En esta materia, existen dos fuentes de ahorro que son directas. En primer lugar, está el ahorro por reducción de la sobredotación, que consiste en mitigar las horas laborales ociosas, producto de trabajadores en posiciones que no están creando valor. En segundo lugar, se ubica el ahorro por reducción de la subdotación, que consiste en reducir los espacios donde el equipo de trabajo no dio abasto con la carga laboral. En cifras, la sobredotación de trabajadores puede significar un 0,5% adicional al costo de la nómina, mientras que la subdotación, es decir el déficit de personal, puede provocar distintos efectos como la pérdida de ventas o una caída en el nivel de servicio percibido por los clientes. En este último caso, el Workforce Institute estableció que puede representar el 2% de las ventas totales de la compañía.
Con todo, existe cierto acuerdo entre los expertos que una verdadera solución que aborde asuntos de la gestión de la fuerza laboral crea valor en las empresas. Sin embargo, el verdadero y correcto análisis no debe dejar fuera de la discusión aspectos que no siempre son cuantificados, como el aburrimiento y la falta de compromiso de los trabajadores cuando se topan con sistemas de gestión deficientes o el descontento y aumento en la rotación de los empleados producto de una mala planificación. La invitación, entonces, es a plantear los sistemas de gestión de la fuerza laboral como una inversión que incrementa la rentabilidad de las organizaciones. Nunca un gasto.
