Opinión

¿Cómo eliminar el pánico y odio al reporte de gastos?

2018.11.29 | Por Rubén Belluomo, gerente Comercial de Infor para el Cono Sur

Rubén Belluomo, gerente Comercial de Infor para el Cono Sur
Rubén Belluomo, gerente Comercial de Infor para el Cono Sur

Las organizaciones de la salud están constantemente buscando formas estratégicas para ser más sustentables y eficientes cumpliendo con todas las reglamentaciones y planes de salud e intentando brindar la mejor atención posible a sus pacientes.

Dentro de sus iniciativas siempre surge el problema de la presentación y aprobación de los gastos. Más de la mitad de las organizaciones realizan sus reportes de gastos en forma manual; en el caso de necesitar un reembolso, la información se carga muchas veces en una planilla excel y se utilizan recibos en papel. Los procesos manuales continúan, ya que todavía hay organizaciones que cargan las cuentas a pagar de esa manera, con riesgo de errores y pérdidas de tiempo, y sin ningún control.

Esto resulta costoso e ineficiente, lo que produce pérdidas de tiempo, dinero y peor aún el personal fuera de sus funciones cuidando a los pacientes y también crea falta de satisfacción en el personal.

La tecnología puede ayudar a resolver este reto, pero debe ser, por supuesto, la tecnología adecuada. La clave es crear una experiencia que el personal se merece en su dia a dia. Ellos quieren contar con un sistema intuitivo y accesible fácilmente y fácil de usar en su tablet o smartphone. No desean perder tiempo en una computadora compartida en la sala de enfermeras o en la oficina del supervisor. Por sobre todo, quieren velocidad en los reembolsos de cualquier viaje o gasto profesional que hayan realizado, incluyendo viáticos, asistencia a conferencias y capacitación.

El software para la gestión de gastos brinda reembolsos en forma rápida por medio de un sistema automatizado, móvil con funciones para tomar fotos de los recibos con el smartphone o archivo en forma digital.  Cuenta con menús 'Drop-down' que permite cargar automáticamente las expensas comunes como alojamiento, autos y comidas. Las normas deben configurarse conforme a las políticas corporativas. Esta solución también administra la solicitud de cheques, planes de viaje, trazabilidad y control de los presupuestos.

El programa de Expense Management ayuda también a los que controlan los reportes de gastos. Las integraciones con las cuentas a pagar y cuentas sueldo ayudan a evitar errores. El equipo cuenta con una vista del costo de reembolso y configuran los tipos de gastos y definen normas para los mismos, sin intervención del equipo de TI, garantizando que se cumplen las normas corporativas.

Disminuir las ineficiencias, ya sea si cuentan o no con costos directos o indirectos, resulta prioritario para las organizaciones de salud. Un buen ROI es fácil de lograr con este tipo de tecnología.