Zoho Expense simplifica la gestión de gastos

 

Zoho Corporation, compañía global especializada en tecnología, anuncia el lanzamiento de la nueva versión de Zoho Expense, su software para realizar informes de gastos que ahora incluye capacidades avanzadas para ayudar a las empresas a alcanzar la eficiencia en su proceso de Anticipos y Rendiciones de Gastos (T&E, Travel and Expense) y tener mayor control sobre sus costos mientras se recuperan de los efectos de la pandemia del Covid-19. La aplicación además cuenta con una barra de chat integrada en el sistema para que los equipos se comuniquen en tiempo real durante los procesos.

Los viajes de negocios se han reducido significativamente debido a Covid-19, mientras que el trabajo remoto se ha convertido en un modelo global. Más que nunca, las empresas requieren procesos y herramientas adecuados para mejorar su colaboración, garantizar el cumplimiento de las regulaciones y optimizar los costos de la empresa hasta que se normalicen los ingresos. La nueva versión de Zoho Expense está diseñada específicamente para brindar una visibilidad completa de todos los costos en que incurre la empresa en todas sus oficinas.

Las compañías también ganan la flexibilidad de implementar rápidamente cambios en su política de viajes y gastos con flujos de trabajo de aprobación personalizables. Esto significa que las empresas pueden estar seguras de que sus obligaciones de cumplimiento están al día en caso de una auditoría.

Kevin Permenter, director de Investigación de Aplicaciones Empresariales de IDC, explica: ‘A medida que las empresas siguen combatiendo los efectos de la pandemia, existe una necesidad creciente de una herramienta central que proporcione visibilidad de su gasto comercial general, simplifique la gestión de viajes, agilice las aprobaciones, evite el fraude y mantenga el cumplimiento». Con todas estas capacidades, Zoho Expense ayuda a las empresas a cumplir sus políticas internas para T&E, según las regulaciones de su país. Las funciones integradas para gestionar viajes, hacer presupuestos, extender sus funciones con código bajo y auditar gastos hacen que esta solución esté preparada para una rápida adopción en el segmento medio de mercado’.

Estas son las principales ventajas de Zoho Expense

Mayor control y cumplimiento

-Con Zoho Expense, las empresas pueden crear presupuestos y hacer un seguimiento de estos con la ayuda de un panel de control integral, que permite establecer alertas personalizadas para que los usuarios sepan cuando superen el límite del presupuesto, por ejemplo. El sistema también puede bloquear automáticamente el envío de informes de gastos y la aprobación de los mismos. Con el motor de reglas, las empresas pueden establecer límites de gasto específicos basado en la jerarquía y las categorías de gasto para garantizar el cumplimiento. Zoho Expense facilita la detección de fraudes al identificar y marcar automáticamente los recibos falsos, las entradas duplicadas, las modificaciones de datos fraudulentas y las discordancias entre recibos y reclamaciones. 

-Esta nueva versión permite a las empresas establecer un flujo de aprobación totalmente personalizable, el cual monitorea, rechaza o aprueba todas las compras realizadas en la organización. Lo anterior añade una capa adicional de control sobre el gasto antes de que el mismo se produzca.

Todos los viajes en un solo lugar

–Con la nueva versión de Zoho Expense, las empresas pueden reservar, organizar y gestionar todos sus viajes corporativos de principio a fin, tanto offline como online desde un único lugar. Perfectamente integrado con GetThere de Sabre, una potente plataforma de viajes, Zoho Expense permite a los empleados reservar sus propios viajes en línea, considerando los flujos de aprobación de costes y otras reglas que la organización establezca.

Colaboración y trabajo remoto sin tanto esfuerzo

–La nueva versión de Zoho Expense potencia la colaboración y la comunicación durante el proceso de viaje de los empleados. La barra de chat incorporada, una funcionalidad única en el segmento de T&E, permite a los usuarios colaborar con las partes interesadas en tiempo real.

Asistencia con un ayudante virtual impulsado por inteligencia artificial

–Zia, el asistente virtual de Zoho impulsado por inteligencia artificial, recordará automáticamente a los usuarios las tareas que pendientes, tales como las solicitudes de viaje incompletas, los informes no presentados y los gastos por estudiar o cancelar. También les ayudará a unirse a la política corporativa al notificarles el escaneo fallido de recibos y las reclamaciones de gastos atípicos.

Un software con capacidades avanzadas de personalización

-Las empresas pueden personalizar las funciones de Zoho Expense de acuerdo con sus necesidades, para crear un sistema que se adapte totalmente a sus procesos y que crezcan de acuerdo con las necesidades del negocio.

Alejandro Almazán Zimmerman, CEO de Únete, organización sin fines de lucro que brinda apoyo para mejorar la calidad y equidad de la educación, señala: ‘Zoho Expense nos ha traído múltiples beneficios a la organización, como la capacidad de analizar y administrar más rápidamente los gastos realizados en cada viaje del personal alrededor del país. Actualmente, ahorramos días en procesos de captura y llenado de información manual de gastos y flujos de trabajo obsoletos, ya que lo que hacíamos en una semana, ahora se consolida en un solo día’.

Cierra Sivaramakrishnan Iswaran, vicepresidente de Zoho: ‘Cuando se trata de la gestión de viajes y gastos, las grandes organizaciones suelen estar atascadas con soluciones heredadas que comprometen la experiencia del usuario final.  Zoho Expense ayuda a las organizaciones a controlar fácilmente los costos y gestionar el cumplimiento. La potente aplicación móvil y las características de colaboración combinadas con la facilidad de uso hacen que esta solución sea indispensable, tanto para los administradores como para los empleados que hacen reclamaciones de gastos’.