Muchos profesionales en la gestión documental (RIM) intentan abordar el desafío de organizar archivos por sí mismos, pero a menudo se encuentran con riesgos, costos y falta de recursos que pueden obstaculizar el proceso.
Cuando se trata de limpiar documentos en papel heredados, las organizaciones enfrentan tres desafíos principales:
- Falta de Visibilidad: Perder tiempo buscando archivos y tomar decisiones fundamentadas sobre su retención, digitalización o destrucción.
- Archivos con Fechas de Destrucción Variadas: La dificultad de implementar medidas de destrucción seguras y justificadas cuando los archivos tienen fechas de destrucción diferentes.
- Falta de Eficiencia en la Clasificación: La necesidad de reorganizar archivos según diversos criterios, como fecha de destrucción, tipo de registro o identificador único.
Hasta hace poco, no existía una solución eficiente y rentable para abordar estos desafíos. Sin embargo, la tecnología finalmente ha ofrecido una respuesta a este problema persistente.
Smart Sort: Automatizando Decisiones Defendibles
La idea de Smart Sort nació como una solución para resolver el desafío de la gestión de registros de una vez por todas. Aprovechando la tecnología existente, Smart Sort automatiza el proceso de eliminación de archivos, permitiendo tomar decisiones instantáneas basadas en las políticas de retención de los clientes. La indexación individual de cada archivo y la descripción de su contenido se realizan automáticamente, eliminando la necesidad de intervención manual y costosos recursos especializados.
La respuesta de los clientes a Smart Sort ha sido abrumadoramente positiva, aliviando la carga de la limpieza y eliminación de documentos heredados. Con Smart Sort, las organizaciones pueden:
- Encontrar documentos de manera rápida y precisa.
- Reducir costos en programas de gestión de archivos.
- Simplificar la toma de decisiones justificadas.
- Cumplir con los objetivos de información y regulaciones.
- Impulsar el control y la gestión de registros.
La limpieza de registros heredados se ha convertido en un paso crítico en el viaje hacia la transformación digital. Smart Sort ofrece una solución poderosa y rentable, eliminando la necesidad de realizar proyectos internos complejos. Esta tecnología permite a las organizaciones capitalizar información valiosa y acelerar su transformación digital.
